Digitalisierung: 5 Grundregeln für eine erfolgreiche Kommunikation im Change-Prozess

Digitalisierung – sie beeinflusst unsere gesamte Gesellschaft, Politik und Wirtschaft. Dabei entwickelt sie sich so rasant, dass in der Geschäftswelt der Wandel die neue Konstante geworden ist. Unternehmen, die hier bestehen wollen, müssen sich kontinuierlich verändern und weiterentwickeln. Doch warum gelingt das bei manchen Unternehmen ohne Probleme, während es bei anderen scheitert? Ein entscheidender Faktor ist die Kommunikation im Change-Prozess:

Im Zusammenhang der Digitalisierung ist immer wieder zu hören, dass Unternehmen sich von traditionellen Geschäftsmodellen lösen müssen. Stattdessen sollen sie ihre Prozesse umstrukturieren und digitaler aufstellen. Das stimmt. Ist allerdings nur die halbe Miete. Denn Veränderungsprozesse funktionieren nur in Kombination mit einer guten Kommunikationsstrategie. Warum? Eine digitale Strategie kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie im Unternehmen auch wirklich gelebt wird. Das bedeutet, die Mitarbeiter dürfen neue digitale Prozesse nicht nur hinnehmen, sondern müssen sie aktiv unterstützen. Und genau hier liegt die Herausforderung. Veränderungen bedeuten immer auch Ungewissheit. Klar, dass Mitarbeiter darauf erst einmal misstrauisch oder vielleicht sogar mit Widerstand reagieren. Die richtige Kommunikation ist daher essenziell, um gleich zu Beginn Bedenken auszuräumen, Gerüchte zu vermeiden und die Akzeptanz der Veränderung zu fördern. Hier gilt es ein paar Grundregeln zu beachten:

1. Den richtigen Zeitpunkt finden

Prinzipiell sollten die Mitarbeiter so früh wie möglich informiert und in den Change-Prozess eingebunden werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie aus anderen Quellen von dem bevorstehenden Wandel erfahren. Die Konsequenz wäre ein unmittelbarer Vertrauensverlust. Genauso ungünstig ist es allerdings, die Belegschaft mit unausgereiften Ideen und widersprüchlichen Aussagen zu konfrontieren. Das würde direkt zu Verunsicherung führen. Der optimale Zeitpunkt ist also, sobald die Strategie für die geplanten Änderungen feststeht. Denn so können bereits die wichtigsten Fragen beantwortet werden:

Welche konkreten Änderungen stehen an?
Warum ist die Veränderung notwendig?
Welches Ziel wird damit verfolgt?
Wer ist betroffen?
Welche Chancen und Konsequenzen ergeben sich?

2. Auf dem Laufenden halten

Mit einer einmaligen Ankündigung ist es nicht getan. Kommunikation im Change-Prozess bedeutet, regelmäßig zu kommunizieren. Wichtige Punkte sind hier:

Was ist der Status Quo?
Welche Fortschritte gab es?
Welche Entscheidungen stehen an?

Zu Beginn formulierte Zwischenziele bieten übrigens eine optimale Möglichkeit, in regelmäßigen Abständen über Erfolge zu berichten.

3. Ehrlichkeit – auch wenn es unbequem ist

Keine Veränderung wird ausschließlich Vorteile mit sich bringen – das wissen auch die Mitarbeiter. Daher müssen auch Schwierigkeiten und mögliche Konflikte offen und ehrlich kommuniziert werden. Das mag unangenehm sein, sorgt aber für mehr Glaubwürdigkeit. Werden dazu noch mit Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt, schafft das zusätzlich Vertrauen und Sicherheit.

4. Kommunikation im Change-Prozess heißt Dialog

Kommunikation bedeutet vor allem eines: Dialog. Die Mitarbeiter wollen nicht nur über das Geplante informiert werden, sondern sich auch dazu äußern sowie Ideen, Bedenken und Meinungen einbringen können. Das ist die Voraussetzung, damit eine aktive Auseinandersetzung mit dem Prozess stattfinden kann. Das ist übrigens ein guter Weg, um ggf. falsche Befürchtungen aufzudecken und auszuräumen, die zu andernfalls zu Widerständen führen.

5. Eine Change-Story entwickeln

Storytelling ist in der PR ein wichtiges Tool, um die Unternehmenskommunikation zu stärken. Denn Geschichten vermitteln Informationen zu Unternehmen, Personen oder Produkten einprägsamer als das Aufzählen von Fakten. Geschichten schaffen es, Menschen emotional zu berühren, sodass sie sich mit dem Produkt oder Unternehmen identifizieren können.

Diese Methode bringt auch für die Kommunikation im Change-Prozess Vorteile. Wichtig ist hier ein klarer roter Faden, der die Geschichte des Unternehmens im Veränderungsprozess widergibt. Die bisher genannten Punkte helfen dabei: Die Geschichte braucht einen Anfang, der erklärt, wo das Unternehmen steht, warum es sich ändern muss und was das Ziel ist (Punkt1). Eine gute Geschichte besitzt zudem Höhen und Tiefen. Diese finden sich in den erreichten Zwischenzielen und Herausforderungen, über die im Verlauf des Veränderungsprozesses regelmäßig berichtet wird (Punkt 2 und 3). Die Mitarbeiter selbst sind aktiver Teil der Gesichte und bekommen die Möglichkeit, sie aktiv mitzugestalten (Punkt 4). So schafft es eine Change-Story, Sympathie für die Veränderung zu gewinnen und die Unterstützung der Mitarbeiter zu fördern.

Fazit

Der Erfolg des Vorhabens wird von vielen Einflussfaktoren bestimmt. Aber Unternehmen, die von Anfang transparent, glaubwürdig und verständlich kommunizieren, werden es eher schaffen, ihre Mitarbeiter mitzunehmen und den Change-Prozess erfolgreicher zu gestalten. Daher sollte die Kommunikation im Change-Prozess als wichtiger Baustein strategisch miteinbezogen werden.

Von: Ramona Daub